Top 5 ứng dụng hỗ trợ làm việc từ xa được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay

Trong lúc dịch bệnh covid-19 vẫn chưa có dấu hiệu suy giảm, "làm việc từ xa" đã trở thành một xu hướng tất yếu để mọi doanh nghiệp tiếp tục duy trì hoạt động kinh doanh của mình. Và kể cả sau khi dịch bệnh kết thúc, xu hướng này vẫn sẽ tiếp tục pháp triển bởi những sự tiện lợi mà nó đang mang lại. Trong bài viết này, DWN xin giới thiệu tới quý khách hàng một số "giải pháp làm việc từ xa" đang được rất nhiều doanh nghiệp tin dùng hiện nay.

1. MICROSOFT TEAMS – OFFICE 365

Ưu điểm

- Họp trực tuyến mọi lúc, mọi nơi với đa nền tảng

- Đảm bảo an ninh dữ liệu

- Khả năng tích hợp cùng các ứng dụng khác trong bộ Office 365 (như Word, Excel,...) dưới dạng các tab. Toàn bộ dữ liệu đồng thời được tải lên nền tảng đám mây của Microsoft.

- Tự động lưu trữ tập trung trên Sharepoint

Lưu ý

Đối với Microsoft,hãng cực kỳ đề cao tính bảo mật của các phần mềm hội họp trực tuyến. Chính vì vậy, điều này cũng gây ra không ít phiền toái cho người sử dụng như: Giới hạn số lượng kênh truy cập từ nhiều nguồn khác nhau (Tối đa 100 kênh), Cách sắp xếp các tệp chia sẽ đòi hỏi phải được quy hoạch chặt chẽ ngay từ đầu, Hạn chế số lượng cài đặt phân quyền cho các tài khoản.

Đánh giá chung

Với doanh nghiệp vừa & nhỏ, “Microsoft Teams” được sử dụng rất phổ biến vì giá thành không quá cao, bên cạnh đó cũng đảm bảo được rất nhiều yếu tố về nhu cầu bảo mật. Những khuyết điểm của phần mềm này dường như không đáng kể với đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao tại doanh nghiệp.

2. ZOOM MEETING ONLINE

Ưu điểm

- Tương thích với nhiều hệ thống thiết bị phòng họp hiện có của Polycom, Cisco, Lifesize

- Videos và âm thanh chất lượng cao

- Chia sẽ tài liệu nhanh chóng

- Hỗ trợ tham gia trên nhiều nền tảng

Lưu ý

Với những tính năng nổi trội trên, cùng với giá thành hợp lí là những lí do vì sao “Zoom” đang lại ứng dụng trực tuyến được sử dụng phổ biến nhất tại nước ta. Tuy nhiên, bảo mật lại là một trong những vấn đề gây tranh cãi đối với phần mềm này, khi nhiều doanh nghiệp và khu vực công khai tố cáo những sự cố bảo mật đã xảy ra trên ứng dụng.

Đánh giá chung

Zoom được sử dụng rất rộng rãi trong lĩnh vực giáo dục tại nước ta, đặc biệt tại các trường công lập, chính quy nhờ chi phí hợp lý và dễ sử dụng đối với những không có chuyên môn “công nghệ thông tin cao” như đội ngũ giáo viên. Cùng với, trường học thì các tổ chức cộng đồng cũng lựa chọn “Zoom” vì tính chất nội dung của các buổi họp trực tuyến cũng không cần đòi hỏi tính bảo mật quá cao.

3. CISCO WEBEX

Ưu điểm

- Âm thanh & hình ảnh rõ ràng, sắc nét.                                                                                                                              

- Đảm bảo việc kết nối của mọi người không bị gián đoạn.

- Một bản quyền Webex license host cho phép tạo ra cuộc họp với 1.000 kết nối cùng lúc.

- Hệ thống quản lí tập trung, bảo mật & an toàn thông tin.

- Ứng dụng dễ dàng cài đặt & đa nền tảng

Lưu ý

Các dòng sản phẩm của Cisco luôn được biết đến với giá thành cao so với mặt bằng các giải pháp công nghệ thông tin tại Việt Nam, và Cisco Webex cũng phải là sản phẩm ngoại lệ. Tuy nhiên, với việc các giải pháp hội họp trực tuyến đang cho thấy sự tiện lợi mà nó mang lại thì kể cả sau khi dịch bệnh kết thúc, chắc chắn rằng xu hướng này vẫn sẽ tiếp tục được doanh nghiệp sử dụng. Vì vậy, lựa chọn một giải pháp ổn định và an toàn, cho một chặng đường phát triển lâu dài cũng là một sự đầu tư hợp lí.

Đánh giá chung

Webex được xem là giải pháp thuộc phân khúc cao cấp trong lĩnh vực “phần mềm trực tuyến”, vì vậy những tổ chức sử dụng giải pháp này thường là những tập đoàn đa quốc gia, hay các doanh nghiệp đa chi nhánh trên toàn quốc thường xuyên phải tổ chức nhiều cuộc họp nội bộ quan trọng để vừa đảm bảo sự ổn định trong quá trình buổi họp diễn ra trên phạm vi địa lý rộng lớn, vừa đảm sự bảo mật thông tin.

4. GOOGLE MEET

Ưu điểm

- Ứng dụng cho phép tối đa 250 tham gia họp trực tuyến

- Ghi âm và bảo mật nội dung cuộc họp

- Chia sẽ màn hình để trình bày tài liệu, bản tính hoặc thuyết trình

- Tích hợp lịch biểu

Lưu ý

Có thể xem “Google Meet” là một ứng dụng toàn diện và tiện lợi nhất so với mặt bằng chung các phần mềm hội họp trực tuyến trên vì có sự kết hợp hài hòa giữa nhiều yếu tố và giá cả cũng tương đối. Nhược điểm duy nhát của giải pháp này là không có sự đặc trưng riêng của mình. Về giá cả giải pháp thấp hơn so với Cisco Webex nhưng lại mắc hơn khi so với “Zoom”. Về bảo mật, an toàn hơn so với “Zoom” nhưng lại không được đánh giá cao so với “Cisco Webex và Microsoft Teams”.

Đánh giá chung

Với khả năng tích hợp với các  tính năng của Gmail như: Drive, lịch biểu, slides … “Google meet” cũng được sử dụng khá phổ biến trong lĩnh vực giáo dục ở các trường tư nhân, trường quốc tế, trung tâm anh ngữ … để tăng sự tiện lợi cho giáo viên và có công cụ để nhắc nhở học sinh trong quá trình học tại nhà. Bên cạnh đó, những doanh nghiệp thường xuyên tổ chức những sự kiện trực tuyến như: công ty lữ hành, tư vấn hoặc giới thiệu giải pháp, dịch vụ … thì đây cũng là một lựa chọn hiệu quả nhờ tính phổ biến của Gmail.

5. LIFESIZE

Ưu điểm

- Thời lượng cuộc họp không giới hạn

- Video chất lượng HD

- Độ tin cậy và bảo mật cấp doanh nghiệp

- Hỗ trợ phát trực tuyến

Lưu ý

Dù đã có mặt trong lĩnh vực hội hộp trực tuyến gần hai thập kỷ và liên tục đẩy mạnh việc cải thiện chất lượng cũng như trang bị thêm nhiều tính năng trên giải pháp. Nhưng hầu như đến thời điểm này, LIFESIZE vẫn chưa được nhiều doanh nghiệp trên thế giới biết đến rộng rãi, đặc biệt là tại thị trường Việt Nam. Một phần nguyên nhân có thể đến từ việc, độ phủ sóng quá mạnh mẽ của các tập đoàn công nghệ ưu tú hàng đầu hiện nay như: Google, Microsoft, Cisco … Vì vậy, nhiều doanh nghiệp chưa dám mạo hiểm hoặc ngại sử dụng một giải pháp mà không có nhiều đối tác biết đến để tổ chức các cuộc họp quan trọng.

Đánh giá chung

Tại Việt Nam, thì các doanh nghiệp sử dụng “Lifesize” không tập trung ở một lĩnh vực nào cụ thể vì sự phổ biến chưa cao của giải pháp, chủ yếu các tổ chức này thường sử dụng vì yêu cầu bắt buộc từ phía đối tác nước ngoài (chủ yếu là các công ty tại Mỹ) hoặc là công ty con của các doanh nghiệp đang sử dụng giải pháp này.

Bạn đã có sự lựa chọn “giải pháp làm việc từ xa” nào cho doanh nghiệp của mình chưa. Nếu bạn đang tìm hiểu hoặc cảm thấy giải pháp đang sử dụng chưa đáp ứng được những nhu cầu doanh nghiệp của mình. Hãy liên hệ với chúng tôi, các chuyên gia của DWN sẽ hỗ trợ tư vấn giải pháp phù hợp nhất dựa trên nhu cầu mà doanh nghiệp đưa ra và hỗ trợ dùng thử trước khi quyết định sử dụng giải pháp.

Văn Phúc